Procedury

1. Pracownik AIK planujący wyjazd służbowy finansowany ze środków subwencji na naukę albo ze środków projektowych powinien złożyć w Biurze Projektów podanie w sprawie delegacji podpisane przez dysponenta środków finansowych (Dziekana, Kierownika Projektu, Rektora AIK). Na podaniu powinno być wskazane źródło, z którego wyjazd służbowy ma zostać sfinansowany (numer zadania statutowego, numer projektu oraz pozycja w budżecie).

2. Przy podejmowaniu decyzji o wyborze środka transportu należy stosować zasadę gospodarności i optymalizacji kosztów (czyli w miarę możliwości należy wybrać najtańszy środek transportu przy uwzględnieniu optymalnego czasu jazdy).

3. W przypadku, gdy wyjazd służbowy ma być realizowany z wykorzystaniem samochodu prywatnego, wnioskodawca powinien dołączyć do podania w sprawie delegacji zgodę Ojca Rektora na używanie samochodu prywatnego do celów służbowych.

4. Po weryfikacji przez Pracownika Biura Projektów, czy wyjazd służbowy może być sfinansowany ze wskazanego przez wnioskodawcę źródła, wystawiane jest polecenie wyjazdu służbowego, jeśli środki pochodzące z tego źródła na to pozwalają.

5. Po powrocie z wyjazdu służbowego osoba delegowana powinna niezwłocznie (nie później jednak niż do 5 dni po powrocie z wyjazdu służbowego) złożyć w Biurze Projektów polecenie wyjazdu służbowego z potwierdzeniem uczestnictwa w konferencji, szkoleniu, kwerendzie itp. przez jednostkę przyjmującą (na blankiecie polecenia wyjazdu służbowego albo w postaci odrębnego certyfikatu lub zaświadczenia), udokumentowanym podpisem osoby upoważnionej oraz pieczątką.

6. Na odwrocie blankietu polecenia wyjazdu służbowego, osoba delegowana powinna wskazać godzinę rozpoczęcia i zakończenia wyjazdu służbowego wraz ze wskazaniem środka transportu, z którego korzystała oraz poniesionych w związku z tym kosztów. Dodatkowo powinna złożyć oświadczenie dotyczące korzystania z komunikacji miejskiej, zapewnienia przez jednostkę przyjmującą wyżywienia (ze wskazaniem rodzaju {śniadanie, obiad, kolacja}, a także liczby zapewnionych posiłków dla każdego rodzaju odrębnie) oraz noclegu. Powinna też wskazać rachunek płatniczy, na który powinien nastąpić – jeśli będzie należny – zwrot kwoty z tytułu rozliczenia delegacji służbowej. 

7. W przypadku gdy osoba delegowana pobrała zaliczkę na delegację służbową, informację o tym wraz z podaniem kwoty zaliczki, należy zamieścić na odwrocie blankietu polecenia wyjazdu służbowego w przeznaczonym na to miejscu.

8. Rubryki: Ryczałty za dojazdy, Razem przejazdy, dojazdy, Diety, Noclegi wg rachunków, Noclegi-ryczałt, Inne wydatki według załączników wypełnia pracownik Biura Projektów (nie osoba delegowana).

9. Pod oświadczeniami i informacjami składanymi przez osobę delegowaną na poleceniu wyjazdu służbowego, osoba ta powinna złożyć własnoręczny podpis oraz podać datę złożenia delegacji do rozliczenia w Biurze Projektów. Osoba przyjmująca delegację do rozliczenia sprawdza prawdziwość oświadczenia dotyczącego daty złożenia polecenia wyjazdu służbowego do Biura Projektów, przybijając pieczątkę: „data wpływu” lub czyniąc odpowiednią adnotację.

10. Jeżeli osoba delegowana posiada dokumenty poświadczające, że pokryła koszty wyjazdu służbowego z własnych środków (np. faktury za nocleg, bilety kolejowe), powinna dołączyć je jako załączniki do polecenia wyjazdu służbowego przeznaczonego do rozliczenia. 

 
11. Wszystkie wydatki fakturowane muszą być wystawione na AIK (nie na pracownika).

12. Faktura za nocleg powinna zawierać nazwisko osoby korzystającej z noclegu i daty noclegu.

13. Na odwrocie faktury za nocleg należy umieścić odręczną informację wraz z podpisem delegowanego, czy nocleg był ze śniadaniem.

14. Dokumenty (faktury za nocleg, bilety, itd.) zawsze powinny dotyczyć tylko osoby delegowanej (należy unikać zbiorczych faktur za noclegi kilku osób w jednym hotelu, zbiorczych biletów PKP, itd.). W przypadku zgubienia faktury, należy wystąpić o duplikat, a w przypadku zgubienia biletu, napisać oświadczenie o jego zgubieniu ze wskazaniem kwoty kosztu biletu, do którego należy załączyć wydruk ceny porównawczej tego biletu lub inny dokument.

15. Jeżeli jakiś wydatek w walucie obcej został zapłacony własną (prywatną) kartą kredytową lub płatniczą, należy załączyć potwierdzenie zapłaty lub wyciąg (fragment wyciągu) potwierdzający po jakim kursie nastąpiła zapłata z karty pracownika.

16. Po przyjęciu kompletu dokumentów, pracownik Biura Projektów rozlicza krajową delegację służbową, a następnie przekazuje ją do Działu Księgowo-Finansowego celem weryfikacji oraz zwrotu należnej kwoty osobie delegowanej. W przypadku zagranicznej delegacji służbowej pracownik Biura Projektów przekazuje komplet dokumentów do działu Księgowo-Finansowego, którego pracownik dokonuje rozliczenia tej delegacji.

17. Uchybienie terminowi, o którym mowa w pkt 5, skutkuje brakiem możliwości rozliczenia delegacji.                

1. Faktura płatna ze środków Akademii Ignatianum w Krakowie musi być wystawiona dla:
Akademia Ignatianum w Krakowie; ul. Mikołaja Kopernika 26, 31-501 Kraków; NIP 676 168 7491
2. Do Biura Projektów, celem ich opisania, przyjmowane są faktury (opłacone lub do zapłaty) finansowane z następujących źródeł:
a) subwencji na naukę (przyznanych na konkretne zadania badawcze w ramach Wydziału Filozoficznego oraz Wydziału Pedagogicznego AIK),
b) środków finansowych projektów obsługiwanych przez Biuro Projektów. 
3. Do przekazywanej faktury należy dołączyć informację o numerze zadania badawczego lub numerze projektu wraz z pozycją budżetu, z której faktura ma być zapłacona (karteczka samoprzylepna lub numer wpisany ołówkiem).
4. Osoba składająca fakturę jest zobowiązana dołączyć do faktury rozpatrzony przez Biuro Zamówień Publicznych wniosek o udzielenie zamówienia publicznego, jeśli złożenie tego wniosku do Biura Zamówień Publicznych przed dokonaniem zakupu objętego fakturą było w danym przypadku wymagane (zob. ZARZĄDZENIE Rektora Akademii Ignatianum w Krakowie w sprawie stosowania w Akademii Ignatianum ustawy Prawo zamówień publicznych oraz Regulamin udzielania zamówień publicznych w Akademii Ignatianum w Krakowie). 
5. Faktura bez dołączonego do niej wymaganego Zarządzeniem wniosku, o  którym mowa w pkt 4, NIE ZOSTANIE PRZYJĘTA przez Biuro Projektów do opisu i zatwierdzenia pod względem formalnym i rachunkowym.
6. W przypadku, gdy faktura została opłacona z własnych środków przez osobę realizującą zadanie projektowe lub finansowane ze środków subwencji na naukę, osoba ta jest zobowiązana do złożenia oświadczenia na odwrocie faktury, że pokryła koszt z własnych środków z prośbą o jego zwrot oraz podania numeru rachunku płatniczego, na który powinien nastąpić zwrot wydatkowanej przez nią kwoty. Pod oświadczeniem tym osoba ta powinna złożyć własnoręczny podpis wraz ze wskazaniem daty złożenia faktury w Biurze Projektów. Osoba przyjmująca delegację do rozliczenia sprawdza prawdziwość oświadczenia dotyczącego daty złożenia faktury do Biura Projektów, przybijając pieczątkę: „data wpływu” lub czyniąc odpowiednią adnotację.
7. Na fakturze/rachunku za zakupione książki tymczasowy ich Użytkownik składa podpis pod oświadczeniem o ich zwrocie do Uczelni po zakończeniu realizacji zadania badawczego/ projektu.
8. Po opisaniu faktury i jej zatwierdzeniu pod względem formalnym i rachunkowym przez Biuro Projektów zostaje ona przekazana do zatwierdzenia pod względem merytorycznym przez właściwą w tym zakresie osobę (Dziekana, Kierownika projektu lub inną upoważnioną osobę). 
9. Po zatwierdzeniu faktury pod względem merytorycznym zostaje ona przekazana do Działu Księgowo-Finansowego do zapłaty, zaksięgowania i zarchiwizowania na czas określony
w umowie o dofinansowanie projektu. 
10. Faktury wystawione na Akademię Ignatianum za poniesione koszty na rzecz Uczelni należy rozliczyć w Dziale Księgowo-Finansowym do końca danego miesiąca, w którym nastąpił zakup. Dlatego też muszą być one doręczone z odpowiednim wyprzedzeniem do Biura Projektów celem ich opisania, a następnie uzyskania zatwierdzenia pod względem merytorycznym.

1.      Celem zainicjowania procedury tworzenia umów cywilnoprawnych konieczne jest dostarczenie prawidłowo wypełnionego wniosku o zawarcie umowy wraz z wymaganymi załącznikami do Biura Projektów.

2.      Formularze wniosków o zawarcie umowy, kwestionariusz osobowy oraz oświadczenie ZUS znajdują się na stronie internetowej Biura Projektów https://www.ignatianum.edu.pl/formularze/169

3.      We wniosku o zawarcie umowy należy:

a.     wskazać datę wystawienia wniosku,

b.     oznaczyć stronę/-y umowy (imię i nazwisko lub nazwę, firmę),

c.     wskazać kwotę brutto należną stronie/-om umowy z tytułu wykonania przedmiotu umowy,

d.     wskazać kwotę brutto brutto,

e.     zwięźle uzasadnić kwotę umowy (kalkulacja kwoty),

f.      wskazać okres trwania umowy od… do….,

g.     określić przedmiot umowy (np. przygotowanie recenzji artykułu pt: ….autorstwa…. ; korekta stylistyczna, gramatyczna artykułu pt;………. autorstwa …………. napisanego w języku ……….;  tłumaczenie materiałów naukowych z języka …. na  język………….),

h.     oznaczyć źródło finansowania (w przypadku, gdy wykonanie umowy jest finansowane ze środków projektowych, konieczne jest dodatkowo podanie pozycji z budżetu realizacji projektu),

i.       wskazać, czy umowa jest umową autorską, czy nieautorską.

4.     Do prawidłowo wypełnionego wniosku o zawarcie umowy należy dołączyć:

a.     rozpatrzony przez Biuro Zamówień Publicznych wniosek BZP wraz z nadanym numerem, jeżeli w danym przypadku złożenie tego wniosku przed zainicjowaniem procedury tworzenia umów cywilnoprawnych było konieczne (zob. ZARZĄDZENIE Nr 73/2018/2019 Rektora Akademii Ignatianum w Krakowie z dnia 9 sierpnia 2019 r. w sprawie stosowania w Akademii Ignatianum ustawy Prawo zamówień publicznych oraz Regulamin udzielania zamówień publicznych w Akademii Ignatianum w Krakowie),

b.     wypełniony kwestionariusz osobowy (uwaga: inny dla cudzoziemca, inny dla obywatela Polski),

c.     w przypadku umowy zlecenia - oświadczenie ZUS.

5.      Wniosek o zawarcie umowy powinien być podpisany przez upoważnioną/e do tego osobę/y.

6.      Wniosek o zawarcie umowy powinien być złożony do Biura Projektów najpóźniej na 7 dni przed terminem wskazanym jako termin rozpoczęcia wykonywania umowy.

7.      Umowa zostanie przygotowana po dostarczeniu kompletnej dokumentacji do Biura Projektów,
a następnie przekazana do podpisu przez strony umowy.  

8.      Wniosek o zawarcie umowy wraz z Kwestionariuszem osobowym oraz oświadczenie ZUS (w przypadku umowy zlecenia) zostają niezwłocznie przekazane do Działu Kadr, celem zgłoszenia umowy do ZUS. Nie ma możliwości zgłoszenia umowy do ZUS z datą wsteczną w stosunku do daty dostarczenia wniosku.

9.      Rachunki do umów, wraz z protokołem odbioru lub kartą czasu pracy z kompletem podpisów dostarczone do Biura Projektów do 5 dnia miesiąca następującego po miesiącu wykonywania pracy/ dzieł/zlecenia zostają wypłacone w 20 dniu miesiąca następującego po miesiącu wykonywania pracy/dzieł/zlecenia. Dokumenty dostarczone w terminie późniejszym przechodzą do wypłaty w kolejnym miesiącu.

10.   Wypłata wynagrodzenia zależna jest od terminu w jakim podpisana dokumentacja powróci do Biura

Projektów.

11.   Podpisana umowa wraz z rachunkiem oraz protokołem odbioru dzieła/pracy lub kartą czasu pracy zostanie przekazana do Działu Kadr, który archiwizuje umowy wraz z załącznikami (poza rachunkiem).

12.   Dział Kadr przekazuje rachunek do Działu Księgowo-Finansowego do zapłaty, zaksięgowania oraz zarchiwizowania.